Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 2026-11-02

Dernière mise à jour :

Le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale (ci-après « le Ministère ») vous invite à prendre connaissance de sa Politique de confidentialité pour vous permettre de connaître les règles qu’il applique en matière de protection des renseignements personnels.

Le Ministère collecte des renseignements personnels et confidentiels par l’intermédiaire des divers sites Internet sous sa responsabilité. Les renseignements personnels recueillis par le Ministère sont traités conformément, notamment, à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Cette loi établit les principes à respecter lors de la collecte, de l’utilisation, de la communication, de la conservation et de la destruction de renseignements personnels, tout en prévoyant la mise en place de mesures de sécurité appropriées en fonction de la nature et de la quantité de ces renseignements.

Les sites du Ministère proposent par ailleurs des liens vers des sites externes. Le Ministère n’est pas responsable du contenu de ces sites ni de leurs pratiques relatives à la vie privée. Les renseignements échangés sur un site externe ne sont alors pas assujettis à la présente Politique de confidentialité, mais à celle du site concerné.

1. Sites Internet visés par la présente Politique de confidentialité

Site public et site authentifié du registre des apostilles.

2. Renseignements personnels recueillis par le Ministère et moyens de limiter leur collecte

2.1. Renseignements personnels recueillis

Cueillette et utilisation de renseignements personnels aux fins de l’utilisation du registre des apostilles

Les renseignements nécessaires à l’accès et à l’utilisation du registre des apostilles sont les suivants :

Pour le site authentifié (autorité compétente : ministère de la Justice du Québec, avec l’appui de l’équipe du centre de pilotage sectoriel) :

nom d’utilisateur ou adresse courriel;
mot de passe.

Pour le site public (« Vérifier l’authenticité d’une apostille ») :

date d’émission de l’apostille;
numéro de l’apostille.

2.2. Objectifs de la collecte de renseignements personnels

Le Ministère recueille et conserve uniquement les renseignements personnels essentiels aux objectifs suivants :

assurer le bon fonctionnement des sites;
permettre à l’utilisateur d’accéder aux renseignements pour lesquels il est autorisé;
conserver l’historique de navigation des utilisateurs, lequel peut notamment être utilisé en cas d’incident de confidentialité;
se conformer aux exigences juridiques et réglementaires relatives, entre autres, à la protection des renseignements personnels et à la sécurité de l’information.

Si le Ministère souhaite utiliser ou communiquer vos renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, il vous demandera votre consentement, sauf dans les situations prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

L'accès aux renseignements personnels est strictement réservé aux employés du Ministère à qui cet accès est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions, notamment ceux de l’équipe responsable de la gestion du registre des apostilles, ceux de l’équipe du centre de pilotage sectoriel et ceux de l’équipe des ressources informatiques. Toute personne disposant de cet accès est soumise à de strictes obligations de confidentialité.

En cas de refus du consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels, vous ne pourrez pas utiliser ces sites. Vous devrez alors présenter vos demandes par le biais de l’adresse courriel suivante : registreapostilles@mess.gouv.qc.ca.

2.3. Moyens technologiques utilisés pour recueillir vos renseignements personnels

2.3.1. Directement auprès de vous

Pour le site authentifié

Dans le cadre de l’utilisation du site hébergeant le registre des apostilles, l’équipe du centre de pilotage sectoriel reçoit par courriel une demande d’accès transmise par les représentants autorisés du ministère de la Justice du Québec. Cette demande comprend le nom de l’utilisateur qui requiert un accès.

Pour le site public

Tout personne qui accède au site public doit avoir en main son document apostillé, lequel contient les renseignements exigés pour la vérification de l’authenticité d’une apostille.

2.3.2. Par le biais de tiers

Lors de la création d’un compte sur le site authentifié, le ministère de la Justice du Québec transmet, par le biais de l’adresse courriel registreapostilles@mess.gouv.qc.ca, le nom, le prénom et l’adresse courriel professionnelle de l’utilisateur requérant un accès au site.

Aucune collecte de renseignements personnels n’est effectuée auprès d’autres tiers que la personne responsable désignée de votre organisation.

2.3.3. Par l’utilisation de témoins et d’outils Web de façon automatique

Dès que vous accédez aux sites, un échange de données s’effectue automatiquement, au moyen de témoins de navigation, entre votre appareil et le serveur du site consulté. Les témoins de navigation sont de petits fichiers qui sont enregistrés sur votre appareil lorsque vous consultez un site Web. Ils servent à stocker de l’information et à faciliter la navigation.

Les données suivantes sont alors échangées :

adresse IP;
pays associé à l’adresse IP;
Navigateur.

Les données transmises automatiquement ne permettent pas de vous identifier personnellement, ni de vous géolocaliser, ni d’effectuer un profilage. Le Ministère utilise uniquement les témoins de navigation essentiels au bon fonctionnement des sites (site authentifié et site public) et à l’obtention de statistiques de consultation (site public). Les données associées à ces témoins ne sont pas communiquées. Elles sont conservées anonymement dans une base de données sécurisée.

3. Communication des renseignements personnels

3.1. Communication à des tiers

Si le Ministère souhaite communiquer vos renseignements personnels à des tiers, il vous demandera votre consentement, sauf dans les situations prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Par exemple, il peut communiquer vos renseignements personnels, dans la cadre de la gestion d’un incident de confidentialité, aux personnes désignées pour en assurer le traitement.

Dans ces situations, la communication de renseignements ne requiert pas votre consentement, car elle est permise par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et effectuée de manière sécuritaire. Pour en savoir plus, consultez le Registre des communications de renseignements personnels du Ministère.

3.2. Transmission de renseignements personnels à une organisation à l’extérieur du Québec

Dans le cadre de l’utilisation du site public, les États signataires de la Convention de La Haye peuvent, à titre de signataires, consulter le registre pour vérifier une apostille.

Le Ministère ne communique pas vos renseignements personnels de connexion à des organisations situées à l’extérieur du Québec.

4. Mesures visant à assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels

Le Ministère est soumis à la législation encadrant la sécurité de l’information, notamment

Les mesures de sécurité mises en place respectent ces lois et les bonnes pratiques en ce domaine.

Le Ministère s’est doté d’un cadre de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité de l’information. Ses employés sont sensibilisés et formés en ce qui concerne ces domaines.

Le Ministère met en place diverses mesures de sécurité qui visent à assurer la protection des renseignements personnels recueillis. Il peut s’agir de mesures de sécurité technologiques, physiques ou administratives.

À titre d’exemple, les renseignements personnels conservés dans les systèmes informatiques sont protégés et ne sont accessibles qu’aux employés qui sont autorisés à les consulter dans l’exercice de leurs fonctions.

Parmi les autres mesures de sécurité technologiques figurent notamment la journalisation, la révision des accès, les balayages de vulnérabilité et les tests d’intrusion.

L’ensemble de ces mesures permet de protéger adéquatement vos renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie.

Les renseignements personnels que le Ministère recueille sont conservés pendant la durée prévue au calendrier de conservation approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Le Ministère s’assure ensuite de les détruire de manière sécuritaire et confidentielle.

5. Vos droits

5.1. Accès aux renseignements et rectification

Vous pouvez accéder à vos renseignements personnels ou demander la correction d’un renseignement incomplet ou inexact en soumettant une demande à cet effet à l’adresse courriel suivante : registreapostilles@mess.gouv.qc.ca.

5.2. Questions relatives à la présente Politique de confidentialité

Pour toute question concernant la présente Politique, vous pouvez consulter la page Accès à l’information et protection des renseignements personnels et vous adresser à la personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au Ministère.

Vous pouvez également prendre connaissance de la Politique ministérielle concernant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.

5.3. Plaintes relatives à la protection des renseignements personnels

Toute plainte relative au traitement des renseignements personnels peut être soumise par le biais de l’adresse courriel suivante : registreapostilles@mess.gouv.qc.ca.

6. Mise à jour de la Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée, au besoin, afin d’assurer sa conformité à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de tenir compte de toute modification apportée au processus de collecte de renseignements personnels. Toute modification apportée à la Politique de confidentialité fera l’objet d’un avis préalable précisant sa portée générale et sa date d’entrée en vigueur.